Een samen-sturend team
Sociocratie is de manier
Zelfsturende teams? Of een samen-sturend team?
Weg met vergaderingen, welkom kringen.
Heb je je wel eens afgevraagd, waarom iedereen klaagt over vergaderen? Waarom de gesprekken na de vergadering heel anders zijn dan in de vergadering zelf. Dat mensen die in de vergadering weinig tot niets zeggen hebben, na de vergadering soms het hoogste woord hebben. Ik zal vast verklappen waar het hem in zit – er is geen gelijkwaardigheid. Mensen voelen zich niet voldoende gezien en gehoord. Er worden dingen besloten waar ze het niet mee eens zijn. Je komt niet blij uit zo’n vergadering. Of nog erger, je mag er helemaal niet bij zijn.
Tegenwoordig worden de managers hier en daar geschrapt. Heb je jezelf wel eens afgevraagd bezuinigingen? Of visie? Overal hoor ik ‘opeens’ over zelfsturende teams. Zo hoor ik ook de voor- en de nadelen. Niet altijd een succes dus. Zo eenvoudig is het namelijk niet. Of toch wel? Graag deel ik de ervaring die wij na 4 jaar hebben met sociocratisch georganiseerde kringen in onze school.
De school
Gestart in 2014 met 12 leerlingen, 15 docenten en begeleiders en heel veel spullen. De jongste leerling was 4 jaar oud en de oudste 15 jaar. Voor de duidelijkheid een lagere school en een middelbare school in een. Iedereen om ons heen keek met gefronste wenkbrauwen en dacht ‘waar beginnen ze aan?’. Nu bijna 5 jaar later komen er dagelijks 88 leerlingen naar DOE040 en zijn er 30 docenten en begeleiders. Samen heten we schoolgenoten; leerlingen, docenten en begeleiders. Het uitgangspunt is dat we niet gelijk zijn maar wel gelijkwaardig. Ieders stem telt. Daarnaast zijn de kinderen vrij om te leren wat, wanneer, met wie en hoe ze wille n leren. Het geheim van deze vrijheid is dat deze ophoudt waar de grens van de ander begint. Je leert verantwoordelijkheid nemen voor je vrijheid.
We ‘wonen’ in een prachtige grote school met twee mooie pleinen, een gymzaal en heerlijke ruimtes zoals een keuken, werkplaats, atelier, studieruimte, lab, speellokaal, ontdeklokaal, theater en een muzieklokaal. Als klap op de vuurpijl nog een enorme kinderboerderij met paarden, schapen, konijnen en kippen, een waar paradijsje. Maar nu het belangrijkste; we zijn sociocratisch georganiseerd.
De organisatie
Eigenlijk is het zo eenvoudig dat het bijna klinkt alsof het niet kan, toch is het waar. De kracht zit hem namelijk in de eenvoud.
Zo werkt het
De bestuurskring is formeel de hoogste kring. De school is een stichting en het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de school. Het bestuur heeft echter alle besluiten gedelegeerd naar de schoolkring. De schoolkring vindt elke maandag plaats en duurt nooit langer dan 1,5 uur. Zij behandelt alle algemene moties die de school betreffen. Vanuit de schoolkring ontstaan naar behoefte de overige kringen. Het bestuur grijpt alleen in als er iets mis dreigt te gaan op het gebied van visie, financiën, veiligheid en wetgeving. Omdat er tussen de kringen dubbele koppelingen zitten blijven de lijntjes kort. Er zit altijd iemand van het bestuur bij de schoolkring en vice versa. Zo ook is er altijd een ouder uit de ouderkring bij de schoolkring en een schoolgenoot bij de ouderkring.
Zo ontstaan de kringen
De schoolgenoten starten zelf een kring en laten de kringwijzer goedkeuren in de schoolkring. Elke schoolgenoot kan kiezen zelf bij welke kring ze aan willen sluiten. Een groot voordeel hiervan is dat je in een kring alleen maar intrinsiek gemotiveerde mensen hebt. Als je niet in een kring wilt, geef je je vertrouwen aan de mensen in de kring. Elke kring heeft een gespreksleider en een secretaris. Deze worden sociocratisch verkozen.
De kringen hebben regels
Elke kring heeft een zogenaamde kringwijzer. Dat zijn de spelregels van de kring. Er wordt beschreven wat het doel van de kring is, welke middelen er nodig zijn, hoe je lid kan worden, hoe je het resultaat gaat meten etc. Elke kring kan een budget aanvragen voor een heel schooljaar. De schoolkring kan akkoord geven voor het budget. Omdat er een dubbele koppeling is met de DD-kring (Dagobert Duck) is er direct vanuit het bestuur gecheckt of de benodigde financiën ook beschikbaar zijn. De budgetten van de kringen vormen een belangrijk onderdeel van de totale begroting. Aan het eind van elke schooljaar leggen de kringen verantwoording af over het budget.
Dan gaat het echt beginnen
Als je iets wilt in de school of juist niet, dien je een motie in bij de betreffende kring. Je schrijft op wat je idee, voorstel of bezwaar is. Vervolgens beargumenteer je dat en schrijf je op hoeveel geld het gaat kosten. In de kring wordt op basis van relevantie de volgorde van de moties bepaald. Dan volgt het sociocratische proces. Degene die de motie heeft ingebracht leest de motie voor. Alle leden van de kring kunnen vragen stellen over het beeld en eventueel nog iets aan het beeld toevoegen. Als het beeld volledig duidelijk en afgestemd is start de meningsvormende ronde. Het bijzondere en krachtige van deze rondes is dat je op je beurt moet wachten, niemand in de rede mag vallen en niet in herhaling mag vallen. Kortom je mag alleen maar iets nieuws toevoegen. Het worden dus geen eindeloze rondes, er is na een tijdje niets nieuws meer toe te voegen. Alles is dan gezegd. De gespreksleider vraagt wie op basis van alles wat gezegd en gehoord is een besluit kan formuleren. Na het formuleren van een kort en krachtig besluit volgt de consentronde. Ieder geeft zijn of haar consent. Consent is niet gelijk aan consensus! Als je consent gaat wil dat zeggen dat je geen overwegend beargumenteerd bezwaar hebt. Dus als je niet consent gaat moet je een overwegend bezwaar beargumenteren en een nieuw voorstel doen. Als iedereen consent gaat is de motie aangenomen en kan het besluit uitgevoerd worden. Het kan alles zijn; een aanschaf, een regel, een deelname aan iets, het ontvangen van bezoekers etc.
De kracht van een gedragen besluit
Het grote voordeel van deze manier van besluiten nemen is dat, ondanks dat het iets langer duurt het besluit te nemen, het besluit gedragen wordt en langer mee gaat. Mijn ervaring dat in organisaties waar vanuit de top besluiten genomen worden er altijd medewerkers zijn die bepaalde besluiten uit onvrede saboteren. Dit maakt organisaties vaak, traag en frustrerend.
Introverte mensen doen ook weer mee
Een ander bijkomend voordeel is dat je om de beurt praat en ieder lid van de kring ‘veilige’ spreektijd krijgt. Dit zorgt ervoor dat eindelijk ook introverte mensen aan de beurt komen. Zij hebben een andere kijk op de wereld dan extraverte mensen. Ben je wel eens in een zo´n vergadering geweest dat introverte mensen afhaken omdat ze niet op kunnen tegen de extraverte mensen die de vergaderingen beheersen. Ik kan wel zeggen dat ik nog nooit zo vaak van mening veranderd ben sinds deze vorm van overleg. Het volledige en afgestemde beeld en het palet van meningen is vele malen rijker dan een agendapunt in een gewone vergadering. Deze rijkdom vertaald zich in een gedragen besluit waardoor iedereen uiteindelijk vertrekt met een tevreden gevoel. Geen gemopper meer bij de koffieautomaat na de vergadering. Je gaat ook rijker weg omdat er veel meer informatie, kennis en wijsheid gedeeld wordt.
Respect is de regel
Het is zo eenvoudig als hierboven beschreven. Echter om het te leren moet je van goede huizen komen. Mensen moeten er aan wennen, in het begin is het heel moeilijk om op je beurt te wachten. Voor een aantal mensen zelfs zeer frustrerend. Als je eenmaal het geduld en het respect op kan brengen ga je merken dat je meer hoort en ziet. Je bent meer betrokken bij elkaar in plaats van alleen met je eigen standpunt bezig. Deze houding werkt door in je hele organisatie. Ik denk dat iedere organisatie droomt van zo´n cultuur.
En nu aan de slag
Ben je zelf geïnteresseerd voor je eigen organisatie of ken je iemand die veel moppert over het werk? Laat ze dan contact met me opnemen. We hebben inmiddels verschillende experts binnen de school die graag andere organisaties helpen op sociocratische manier te gaan werken.
